حفظ محرمانه بودن در محل کار یک جنبه حیاتی از عملیات تجاری است. حفاظت از اسرار تجاری و داده های مشتری به دلایل قانونی و تجاری بسیار مهم است.

چگونه در محل کار رازداری را حفظ کنیم؟ این به داشتن فرآیندهای عملی و قانونی مناسب خلاصه می شود تا اطمینان حاصل شود که نقض های اشتباه به حداقل می رسد و از نقض های مخرب جلوگیری می شود.

هنگام در نظر گرفتن نحوه حفظ محرمانه بودن در محل کار، چهار زمینه اصلی باید پوشش داده شود. اینها هستند:

با شروع به کار

از روز اول باید به کارمندان در مورد نیاز به رازداری در محیط کار آموزش داده شود و اینکه در خارج از محیط کار چه مواردی را می توان و نمی توان بحث کرد. برخی از کسب و کارها تحت قوانین خاصی برای حفظ حریم خصوصی و محرمانگی هستند که باید رعایت شوند.

در هر صورت کارکنان باید از همان ابتدا بدانند که چه تعهداتی دارند.

برای افزایش بیشتر اهمیت محرمانگی، همه قراردادها/توافقنامه‌های کاری باید دارای بندهایی باشند که به وضوح تعهداتی را که یک کارمند در رابطه با محرمانگی دارد بیان کند. در قراردادها همچنین باید به وضوح بیان شود که الزامات محرمانه پس از پایان کار همچنان پابرجاست.

در دوران تصدی اشتغال

قرار دادن سیستم‌ها و رویه‌ها برای محافظت از محرمانگی گامی عملی است که می‌توانید برای اطمینان از اینکه اطلاعاتتان به خطر نیفتد، بردارید. ابتکارات عملی که می توانید انجام دهید عبارتند از:

•  اطمینان از محافظت از رمز عبور همه رایانه ها و دسترسی به ایمیل.
• دسترسی به اطلاعات محرمانه به کارکنان بر اساس نیاز به دانستن داده می شود.
• جلوگیری از حذف فایل ها از محل کار بدون اعطای مجوز خاص برای انجام این کار
• منع یا دلسرد کردن کارمندان از استفاده از وسایل شخصی برای دسترسی به اطلاعات محرمانه. سیاست ها باید روشن و مشخص در مورد این موضوع باشد.
• اجرای یک برنامه نظارت بر نظارت اخلاقی که برای نشان دادن هرگونه نقض احتمالی خط مشی رازداری طراحی شده است. این برنامه باید قانونی و قابل مشاهده باشد تا اطمینان حاصل شود که کارمندان می دانند که ایمیل های محل کار یا رفتار بارگیری آنها قابل نظارت است.

پایان کار

برخی از کارمندان به ناچار کسب و کار را در مقطعی ترک خواهند کرد. قراردادهای استخدامی باید دارای بیانیه روشنی در مورد آنچه که کارمند موظف است پس از استعفا یا خاتمه به شرکت بازگرداند داشته باشد. مطالب محرمانه ای که باید در اینجا فهرست شود شامل موارد زیر است:

• اقلام متعلق به شرکت، مانند لپ تاپ یا دستگاه های تلفن همراه که حاوی اطلاعات محرمانه هستند.
• هر گونه مطالب محرمانه ای که در دستگاه های شخصی نگهداری می شود، در این صورت آنها باید با حذف مطالب موافقت کنند.

در آخرین روز استخدام، دسترسی کارمند به ایمیل و سایر مطالب محرمانه باید حذف شود و مجدداً تعهدات محرمانه بودن به کارمند یادآوری شود. همچنین ممکن است زمان بسیار خوبی برای یادآوری مسئولیت‌های کارمند تحت قانون شرکت‌ها باشد، که به وضوح بیان می‌کند که کارمند نمی‌تواند از اطلاعات محرمانه برای کسب مزیت نسبت به کارفرمای قبلی خود استفاده کند.

فرض کنید استخدام در نتیجه اختلاف به پایان رسیده است. در آن صورت، ممکن است عاقلانه باشد که یک سند خروج را آغاز کنیم که مسئولیت های کارمند در مورد محرمانگی را مجدداً بیان می کند.

بعد از استخدام

در بیشتر موارد، هنگامی که یک کارمند کسب و کار را ترک می کند، موضوع به همین جا ختم می شود. با این حال، مواردی وجود دارد که کارمندان قبلی از اطلاعات محرمانه شما استفاده می‌کنند و شما باید برای این موقعیت‌های نادر اما بالقوه مضر آماده باشید.

اگر مشخص شد که یک کارمند از اطلاعات محرمانه شما استفاده می کند، اولین قدم ممکن است تنظیم نامه ای باشد که در آن از کارمند درخواست می کند استفاده از اطلاعات شما را متوقف کند و رسماً با حذف یا بازگرداندن همه اطلاعات محرمانه موافقت کند. این قرارداد ممکن است در قالب یک تعهد امضا شده برای انجام اقدامات اصلاحی باشد.

اگر کارمند به درخواست‌های شما پاسخ ندهد، ممکن است لازم باشد حکم دادگاه برای توقف استفاده از اطلاعات شما تا زمان صدور حکم رسمی دادگاه، لازم باشد. در چنین مواردی، یک کارشناس منابع انسانی می تواند به شما کمک کند تا در چشم انداز قانونی حرکت کنید.

مراحل بعدی

حفظ محرمانه بودن بخش مهمی از استراتژی کسب و کار است. چندین مرحله قانونی باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که خط‌مشی‌های شما ضد آب هستند و از آسیب‌های غیرعمدی یا مخرب محافظت می‌شوید.

اولین قدم ضروری برای برداشتن این است که از مشاوران منابع انسانی کمک بگیرید که می توانند در موارد پیچیده مانند درج بندهای محرمانگی مناسب در قراردادهای کاری و موافقت نامه های عدم افشا (NDA)، اسناد واگذاری IP و سیاست های محرمانه به شما کمک کنند.

محرمانه بودن محل کار یک موضوع جدی است. نقض حریم خصوصی می تواند شرم آور و پرهزینه باشد. مشاوره مناسب با کارشناسان مربوطه به شما کمک می کند تا بندهای محرمانگی را پیش نویس کنید که جای هیچ گونه مشکلی باقی نمی گذارد.